Software je předmětem ochrany mnoha zákonných norem a nařízení, které je potřeba znát a dodržovat, aby uživatel neprovedl něco, co s nimi nebude v souladu. Především je potřeba znát a chápat praktické důsledky licenčního ujednání, jehož pečlivé dodržení teprve zakládá právo na jakékoli použití softwaru.
Této podmínce nebývá úplně snadné dostát, protože vyžaduje pečlivou četbu licenčních podmínek, znalost pravidel zvoleného pořizovacího modelu a orientaci ve způsobu, jakým daný software pracuje s daty a jak s ním pracují jeho uživatelé. Jinými slovy, správně používat software je často stejně náročné, jako jej správně vybrat a nasadit.
Dnes a příště vám pomůžeme pochopit některá tradiční úskalí, o nichž je potřeba vědět, pokud se při užívání produktů Microsoft nechcete dopustit chyb, které mohou znamenat velké komplikace.
Co je Software Asset Management (SAM)?
Software Asset Management (SAM), nebo také česky správa softwarových prostředků, je sada osvědčených postupů a procesů, díky kterým i vy můžete mít přehled o svých licencích. Ať už budou zakoupené nebo pronajaté, za každých okolností je budete mít s jistotou pod kontrolou, zvládnete je efektivně spravovat a optimálně přiřazovat. Přestanete objednávat software na základě odhadů, domněnek a předpokladů, či tlaku dodavatele. Výdaje za software, které dnes představují přibližně 40% výdajů IT oddělení (dalších 40 jsou mzdové náklady, hardware přestává být rozhodující položkou), se stanou předvídatelnými a řízenými.
SAM vás bezpečně připraví na požadavky byznysu v oblasti softwarového vybavení, náhlé změny ve firemním prostředí i na potenciální příchod auditora.
Stejně, jako si najímáte pro otázky daňové optimalizace poradce, případně auditora, je vhodné mít specializovaného a dobře kvalifikovaného partnera pro oblast SAM/ITAM (IT asset management).
Společnost Microsoft vybavuje metodikami a vzdělává své partnery pro řešení licenčních potřeb i správy softwarových prostředků. Ty profesionální poznáte podle kompetence Volume Licensing a Software Asset Management. Mohou dosáhnout stříbrné či zlaté úrovně.
Více o problematice naleznete na: https://www.microsoft.com/cze/legalnisoftware/sam/.
Proč bych k sobě pouštěl nějakou kontrolu?
Podle autorského zákona je uživatel povinen na vyžádání autora (jím pověřeného zástupce) věrohodně prokázat, že dodržuje veškeré podmínky, za nichž byla udělena licence.
V každé multilicenční smlouvě (nejen společnosti Microsoft) jsou popsány podmínky možného ověření souladu se smlouvou. Tyto podmínky zákazníkovi ukládají povinnost uchovávat veškeré běžné a řádné záznamy týkající se produktů, které provozuje.
Autor může požadovat, aby zákazník provedl interní audit všech jeho softwarových děl – produktů používaných organizací, a to formou porovnání počtu používaných produktů s počtem účinných licencí vystavených na jméno zákazníka. Zákazník nákupem v dané multilicenční smlouvě (například Open License) její podmínky přijímá a tedy souhlasí, že po jakémkoli auditu doručí společnosti Microsoft písemné prohlášení podepsané jeho oprávněným zástupcem, které bude potvrzovat: že (1) Zákazník má dostatečný počet Licencí povolujících veškeré používání zjištěné při auditu, nebo (2) Zákazník objednal dostatečný počet Licencí povolujících veškeré používání zjištěné při auditu. Vyžádáním auditu se společnost Microsoft nezříká svých práv na vymáhání této smlouvy nebo na ochranu duševního vlastnictví společnosti Microsoft jakýmikoli zákonem povolenými prostředky, včetně provedení auditu na místě.
Pokud dojde k provedení auditu na místě a jeho výsledky budou neuspokojivé (bude scházet více než 5% licencí u kteréhokoli jednotlivého produktu), je zákazník povinen uhradit náklady na audit a licence dokoupit s penalizací, cenou zvýšenou o 75%.
Je důležité si uvědomit, že je na uživateli, aby uměl prokázat, že podmínky použití dodržuje. Autor mu nemusí prokazovat opak na to, aby se dostal k náhradě škod a postihům za nerespektování práva.
Přiřazujete licence?
Před prvním spuštěním softwaru Microsoft musí být licence prokazatelně přiřazena konkrétnímu stroji, zařízení nebo uživateli člověku, nikoli „účtu“). Toto přiřazení lze obvykle měnit až po určitém čase (90 dní), nebo je nelze změnit vůbec (OEM).
Přiřazení licence před prvním spuštěním instance je v podstatě mentální úkon. Je však rozhodně doporučeno pro lepší přehled a potřeby „důkazního řízení“ o tom, že software provozujete legálně, jej zachytit i v nějakém dokumentu, tabulce či softwaru pro správu.
Auditor se totiž o jeho provedení bude zajímat. Licenční smlouva mj. vymezuje, kdy je možné toto přiřazení změnit. V případě softwaru pořízeného jako OEM je takové přiřazení trvalé. Se zánikem nebo vyřazením hardwaru zanikne i právo na použití softwaru, který na něm byl provozován.
U produktů pořízených v krabici nebo formou multilicenčních smluv je možné přiřazení měnit, avšak nejdříve za 90 dnů. Multilicenční smlouva definuje i situace, ve kterých lze změnu provést dříve (vynucení změny způsobené vyřazením nebo ztrátou hardwaru, ukončením pracovního poměru či pracovní smlouvy uživatele apod.). Zákazník musí odstranit software nebo blokovat přístup z předchozího zařízení nebo k předchozímu uživateli. Více o licenčních podmínkách systému Windows 10 naleznete na: http://www.daquas.cz/ articles/791-licence-windows-10
Pokud vás zajímají ještě starší verze operačního systému: http://www.daquas.cz/articles/531-vse-co-potrebujete-vedet-o-uzivani-windows-8
U serverového operačního systému pořízeného jako OEM se otevírá možnost dokoupit nejdéle do 90 dní od jeho pořízení také pokrytí předplatným Software Assurance. Takovýmto krokem na původní OEM licenci přejdou práva Windows Serveru pořízeného multilicenční cestou – čili bude možné jednou za 90 dní jeho licenci přiřadit podle potřeby jinam.
V dnešní době je potřeba si uvědomit, že požadavky na vysokou dostupnost, které typicky řeší architektura s virtualizací, případně scénáře disaster recovery, nelze dost dobře realizovat, máme-li dodržet popsané pravidlo – změna přiřazení licence maximálně 1 x za 90 dní. Tady bude téměř jistě potřeba sáhnout po Software Assurance, která (pro aplikační servery) umí toto omezení odstranit.
Využití práva na používání předchozí verze nebo nižší edice (downgrade rights)
Zda je možné místo pořízené verze produktu používat verzi předchozí, stanoví vždy konkrétní licenční smlouva. Pokud ve smlouvě právo na užívání starší verze, tzv.downgrade, není zmiňováno, je použití starší verze nepovolené. Obecně je právo na libovolně hluboký downgrade obsaženo v multilicenčních smlouvách. U licencí pořízených společně s počítačem (OEM) či u produktů v krabicích (FPP) to bývá jinak.
Typicky například u kancelářských aplikací Office můžeme downgrade aplikovat jen v multilicencích, ale u OEM či krabic nikoliv. Pokud budeme právo na předchozí Office v multilicencích využívat, je navíc třeba dbát na správné edice. Místo Office Professional Plus 2013 můžeme bez problémů nasadit například Office Professional Plus 2010, nikoliv však Office Standard 2013 nebo Office Standard 2010, protože se nejedná o stejnou edici. Stejně tak nejde namísto balíku Office použít instalaci samostatné aplikace např. Excel. Správný postup je: použít média sady Office a při instalaci zvolit z nabídky aplikací pouze Excel. Spotřebuje se tím ovšem celá licence Office. Nevyužitý Word, PowerPoint atd. nelze instalovat jinam.
Velmi často se právo na downgrade využívá u operačních systémů. U multilicenčních programů už víme, že problém není a downgrade je neomezený. Jen je třeba nezapomenout, že v multilicenčních programech pořizujeme naopak pouze upgrade Windows, tedy je třeba mít i příslušné podkladové licence. U varianty OEM se můžete vrátit až o dvě verze zpět (platí od Windows Vista). Pokud však máte Windows 10, zmíněné právo downgrade již neplatí natrvalo, ale pouze po dobu, dokud bude předchozí verzi Microsoft podporovat. Používat verzi Windows 7 místo zakoupených Windows 10 bude možné do ledna 2020 a možnost downgradu na Windows 8/8.1 platí do ledna 2023. Se skončením podpory tedy skončí i právo užívat. Více o licenčních podmínkách Windows 10 najdete na: http://www.daquas.cz/articles/791-licence-windows-10
Při nákupu operačního systému Windows v krabici právo na starší verzi nezískáte vůbec. Zato je to jediná cesta, jak získat licenci Windows desktop OS, kterou nepřiřadíte navždy, ale můžete ji přenést na jiný stroj.
Právo na downgrade je často nutnou podmínkou standardizace softwaru ve společnosti. I proto nejsou krabice a OEM příliš vhodným řešením pro firmy, které mají více než 10 počítačů. Obvykle nevyměňují celou hardwarovou flotilu najednou a tak se snadno může stát, že je potřeba udržovat a podporovat a zajišťovat kompatibilitu třem i čtyřem verzím stejného softwaru, což je velmi neefektivní pro uživatele a nákladné pro jejich zaměstnavatele.
Nikde jste nenašli, že se takto licence použít nedá?
Licenční ujednání povoluje, co smíte jako uživatel se softwarem dělat. Všechno, co v něm není zahrnuto, je tedy zakázáno. Jsou to práva, která si autor ponechal a na uživatele je vůbec přenést nehodlal – a nepřenesl. Jinými slovy, co není povoleno, je zakázáno. Ne naopak!
Licenční pokrytí společnosti licencemi zakoupenými mateřskou společností
Pokud jste součástí nadnárodního uskupení, které pořizuje licence v rámci jedné smlouvy se společností Microsoft, má to pro vás nejspíš výhody v lepší ceně díky většímu objemu. Ale vždycky je něco za něco. V tomto případě je důležité, abyste si ohlídali tzv. alokaci licencí. Je potřeba, abyste měli pořízení a především přidělení licencí vaší společnosti řádně zdokumentováno, protože odpovědnost leží na každém právním subjektu samostatně. Je nutné ohlídat, abyste licence určené pro Českou republiku měli ve smlouvě definované pro použití v České republice. Pokud si nejste jisti, zda máte všechny potřebné doklady a Českou republiku jako zemi použití licencí, prosím kontaktujte zástupce spol. Microsoft na helena.kovacikova@microsoft.com.
Mobilita (přenositelnost) licencí
Mobilita licencí (License Mobility) je právo, které ruší standardní omezení licence, jenž velí změnit její přiřazení na jiné zařízení nejdříve až po 90 dnech. Nositelem tohoto práva je u konkrétních produktů aktivní pokrytí předplatným Software Assurance. Pokud je aktivní, mohu měnit přiřazení licence libovolně často. Toto právo se typicky nabízí u aplikačních serverů (SQL Server, SharePoint Server, Project Server, Exchange Server) a k licenci External Connector.
Windows Server právo License Mobility nemá, tedy i když jsme jej pořídili v rámci multilicenční smlouvy, lze změnu přiřazení provádět nejdříve za 90 dní. V případě nákupu OEM měnit přiřazení licence na jiný fyzický server nelze vůbec.
Při pořizování Software Assurance k aplikačním serverům je rovněž potřeba zohlednit skutečnost, že o jejím pořízení se musí rozhodovat hned v čase pořízení základní licence, neboť ji nelze dodatečně dokupovat. U starších verzí produktů je třeba si pravidla License Mobility ověřit vždy v příslušném vydání Product Use Rights. U aktuálních verzí podmínky Product Terms určují, zda je potřeba mít aktivní pokrytí SA jen na server nebo i CAL.
Pokud už tedy máte základní licenci včetně aktivního předplatného Software Assurance a chystáte se tuto výjimku uplatnit, pak budete moci měnit přiřazení licencí libovolně často v rámci celé jedné serverové farmy. Taková farma může být složena až ze dvou datových center, která mohou obsahovat libovolný počet serverů, přičemž jedno datové centrum nesmí být v časovém pásmu vzdáleném více než čtyři hodiny od místního času v časovém pásmu druhého datového centra, nebo musí být obě datová centra na území EU či EFTA.
Bez Software Assurance vás čeká ovšem docela tvrdý oříšek v podobě dokumentace korektního dodržování licenční pravidel. Budete muset omezit putování virtuálních serverů po nodech a budete je muset umět dokumentovat. Abyste nešetřili na nesprávném místě, je určitě vhodné promyslet a rozebrat předem připravované scénáře nasazení s ohledem na licenční pravidla. Podrobnější rozbor k tomuto tématu naleznete na:
http://www.daquas.cz/articles/701-licencni-reseni-pro-virtualizovana-prostredi
Právo na přeinstalaci (re-imaging)
Právo přeinstalace (Re-imaging Rights), neboli možnost kopírovat software na více zařízení z jednoho standardního obrazu (image), je nabízeno všem multilicenčním zákazníkům. Využitím tohoto práva může multilicenční zákazník přeinstalovat řádně zakoupený OEM, krabicový software či software získaný v jiném programu společnosti Microsoft, s použitím médií (či online instalací) získaných prostřednictvím daného multilicenčního programu.
Přeinstalace je povolena pouze u produktů, na které zákazník získá alespoň jednu licenci. Toto právo má několik pravidel:
- zákazník musí vlastnit samostatnou licenci každého produktu, pro nějž je vytvářen nový instalační obraz
- produkt, jazyk, verze a komponenty kopií musí být identické s produktem, jazykem, verzí a všemi komponentami kopií, které jsou novými kopiemi nahrazovány, a přípustný počet kopií nebo instancí produktu, pro nějž je vytvářen nový instalační obraz, musí zůstat stejný
- typ produktu (například s licencí k upgradu nebo plnou licencí) musí být totožný s typem produktu ze samostatného zdroje s výjimkou kopií operačního systému a kopií produktů, ke kterým byla získána licence v rámci jiného programu společnosti Microsoft
- zákazník musí dodržovat požadavky vztahující se na přeinstalaci (re-imaging) konkrétního produktu určené v užívacích právech k produktu nebo v seznamu produktů (rozumí se dokumenty Product Use Rights, Product List, nově Product Terms.)
Právo na re-imaging se nejčastěji uplatní u operačních systémů, které se pořizují jako OEM. Hodilo by se také pro zjednodušení distribuce a správy produktů z rodiny Office. Tam to ovšem nebude tak snadné.
Microsoft nabízí hned několik edic Office. Ty, které splňují parametry pro využití ve firemním prostředí zákazníka, jsou Office Standard, Office Professional Plus, Office 365 ProPlus a Office 365 Business. U těchto edic je zaručena správná funkcionalita, bezpečný firemní provoz a správa aplikací (zejména funkcionalita aplikací Office pro potřeby firem a organizací, podpora instalace a správy ve firemním IT prostředí, oficiální licenční smlouva pro firmy, která detailně upravuje licenční ujednání, produktový klíč generovaný na firmu/ právnickou osobu, nevázanost na hardware – volná přenositelnost aplikací na jiná zařízení, standardizace SW prostředí, více instalací na jednoho uživatele, sjednocení aplikací na jedné verzi, provoz v terminálovém prostředí, libovolná změna jazykové verze atd.).
Společnost Microsoft nedoporučuje ve firemním prostředí používání jiných než výše uvedených edic produktu. Edice určené pro použití v domácnostech, pro živnostníky a podnikatele nemusí vždy obsahovat právo na komerční využití (závisí na konkrétním licenčním ujednání), váží se na soukromé účty (tzv. Microsoft Account) s negarantovanou podporou pro firmy a nemohou tak zaručit plnohodnotné fungování a plnění bezpečnostních standardů ve firemním prostředí zákazníka. Na stránkách Microsoft Office je upozornění na tyto limity u jednotlivých edic: https://products.office.com/cs-cz/business/microsoft-office-365-frequently-asked-questions?legRedir=true&CorrelationId=41cc5c81-f691-4463-999b-ccb889e34a5a
Varianty Office, které jsou nejvhodnější do komerčního prostředí, se nenabízejí ani v krabicích ani formou OEM. Navíc u nich re-imaging téměř nikdy nepřipadá v úvahu, protože se nejedná se o identický produkt.
Správa, instalace, přeinstalace – to všechno se musí dělat ručně a kus od kusu. http://www.daquas.cz/articles/787-porizujte-software-microsoft-chytre-sada-navodu
Krabice a OEM mají ještě mnohá další omezení. Například je nelze využít pro terminálový provoz.
Tolik shrnutí základních omylů v obecných licenčních pravidlech. V příštím pokračování Opravníku se zaměříme na vybrané konkrétní produkty, které se používají často, a bohužel často s chybami. Například i na ten Office v terminálovém provozu. Pokud máte k tématu otázky, pište je na SAM@daquas.cz a my je zařadíme do pokračování článku.
Chcete-li se dozvědět ještě více, můžete využít dva devadesátiminutové webináře, kde se probírají nejčastější licenční úskalí v používání desktopů:
25. 5. 2016 Nejčastější chyby v licencování desktopů
26. 5. 2016 Nejčastější chyby v licencování serverů
I na těchto webinářích je možno přímo klást otázky lektorům.
- Kateřina Jánská, DAQUAS
Mohlo by vás též zajímat:
Licensing Expert Series: (01) Licensing Programs’ Fundamentals
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
