Microsoft nedávno uvolnil OneNote zdarma pro všechny platformy a konkuruje oblíbenému Evernotu. Co vše nabízí a jak se zorientovat v jeho netradičním rozhraní?
OneNote je nedílnou součástí balíku Office v posledních čtyřech generacích. Nemalá část uživatelů Office jej však ignoruje možná vinou neznalosti, možná kvůli nepříliš šťastnému startu. Přitom se dnes jedná o jeden z nejpokročilejších nástrojů pro organizaci poznámek a od minulého týdne je k dispozici kompletně zdarma.
Hlavní zbraní OneNote je především organizace poznámek do přehledné struktury a také možnost do pracovního listu uložit prakticky vše – od běžného textu a obrázků, přes zvuk, ručně kreslená schémata, tabulky nebo zaškrtávací seznamy.
Základní rozhraní desktopové aplikace pro Windows
To vše je synchronizováno pomocí cloudového úložiště OneDrive, kde je zdarma dostupných 7 GB. V současné době existuje OneNote pro Windows v desktopové verzi i pro Metro, nedávno uvedená aplikace pro OS X a z mobilních platforem nechybí Windows Phone, iOS ani Android. Stejně jako další součásti balíku Office, má i OneNote webovou alternativu. Po přihlášení na onedrive.com můžete procházet svoje poznámky a stejně tak je vytvářet.
OneNote Online se základními funkcemi
Velkou zprávou týdne bylo převedení všech aplikací OneNote do kategorie „zdarma”. Nyní si tedy kvůli němu nemusíte kupovat Office, ale lze jej samostatně bezplatně stáhnout pro všechny platformy – včetně desktopu.
Organizace poznámek
Vše co je ve OneNote vytvořeno, spadá do přehledné struktury, která lze snadno vytvořit díky několika úrovním. Základním prvkem jsou jednotlivé poznámkové bloky, které lze rozdělit například mezi osobní a pracovní. Výhodou je, že celý pracovní blok můžete sdílet mezi kolegy.
Pokud však týmovou spolupráci nepotřebujete, není vůbec nutné vytvářet více poznámkových bloků. Stačí jeden. Na přehledné třídění poznámek pak slouží další prvky. Každý poznámkový blok je složen z oddílů, které jsou barevně odlišeny a hodí se pro tematické rozdělení poznámek. Oddílů lze vytvořit v jednom bloku neomezené množství, a pokud by přestaly být přehledné, lze pro ně vytvořit skupinu oddílů.
A konečně, každý oddíl je tvořen stránkami. Ty jsou už opravdovou pracovní plochou a poznámky jsou vkládány právě do nich. Microsoft přidal i několik šablon, které lze při vytvoření nové stránky použít. Hodit se určitě bude například tradiční check-list pro zadání jednoduchých úkolů.
Bloky, oddíly, stránky... Tři vrstvy třídění se hodí na organizaci většího množství poznámek, ale neznalého uživatele může na první pohled složitější struktura odradit
Desktopová aplikace v plném formátu nemusí při prvním spuštění vypadat zrovna přehledně. Po zavedení základní struktury v poznámkách však budou zápisky přehlednější než v běžných odrážkových seznamech. Právě pro ty se však hodí další režim zobrazení – ukotvení na ploše. OneNote se smrskne do vysoké nudle a připne se k jednomu z okrajů monitoru. Hodí se tak pro krátké výpisky při práci nebo přetahování odkazů, obrázků a dalšího obsahu přímo z webu. Drag and Drop je ostatně velkou zbraní – cokoliv na stránku ve OneNote přetáhnete, většinou dokáže bez problému zpracovat.
Tip: Stránku z OneNotu si připněte u okraje obrazovky
Bez omezení obsahu
Základem jsou samozřejmě psané poznámky. Stačí kliknout do stránky a přesně na to místo lze vložit text. Je vkládán do ohraničených bloků, kterým Microsoft říká odstavce. Ty můžete po stránce libovolně přesouvat a nezávisle měnit jejich formátování. Komu to ale nevyhovuje, může si psát klasicky, k dispozici jsou i různá pozadí stránky - například linkování a čtverečky, abyste měli pocit, že píšete do papírového bloku...
Možnosti vkládání obsahu jsou velmi široké
Psaní nabízí většinu možností běžného Wordu, OneNote vám zkontroluje i pravopis a případné chyby opraví. K dispozici je i vkládání zvláštních znaků, klipartů, kreseb, tabulek a třeba také rovnic. OneNote podporuje rozeznávání psaného písma, což obzvlášť oceníte u dotykového displeje se stylusem. Třeba právě zápis rovnic se tím výrazně zrychlí.
Ručně můžete zadat i matematický zápis
Kromě běžných seznamů lze vytvářet i zaškrtávací seznamy úkolů. Políčka, která lze při splnění odškrtnout nemají jen vizuální roli, ale lze v nich následně vyhledávat podle toho, zda je úkol splněný či nikoliv. Každé položce v seznamu lze přiřazovat i další přichystané značky z mnoha kategorií (položku označit jako důležitou, kritickou nebo třeba označit barvou). Vše se později hodí k filtrování při hledání.
Filtrování položek zaškrtávacího seznamu
Karta Vložení obsahuje všechny typy souborů, které lze do poznámek vložit. Obrázky lze například vybírat z disku, skenovat přímo ve OneNote a také vkládat výřezy obrazovky. Stejně tak lze poznámky opatřit zvukovým komentářem nebo videem, které může být tvořeno záznamem dění na ploše.
Samostatnou kapitolou je potom ruční vkládání obsahu. Na počítačích s dotykovým displejem je možné kreslit a psát rukou. OneNote dobře rozumí češtině a problémy mu nedělá ani diakritika – na tabletech se stylusem tedy může být ruční psaní rychlejší než v případě virtuální klávesnice.
Vždy po ruce
Po nainstalování OneNote se v tray liště usadí doplněk, který se postará o rychlé vkládání obsahu z cizích aplikací do poznámek. Kdekoliv v systému nebo aplikaci stačí stisknout kombinaci Win + N čímž se otevře jednoduchý panel se třemi možnostmi – vytvoření výřezu obrazovky, odeslání textu do poznámky a vytvoření rychlé poznámky. Především při procházení webu se může hodit druhá možnost. Na stránce stačí označit text a klávesovou zkratkou jej poslat přímo na stránku ve OneNote.
Ostatně celý program je protkán klávesovými zkratkami, jimiž lze ovládat opravdu vše. Jejich seznam najdete na stránkách Microsoftu. Některé z nich se rozhodně hodí i při méně častém používání OneNote.
Jako úkolovní s časovým upozorněním OneNote neobstojí. Potřebuje k tomu totiž Outlook.
Ale najdou se i stinné stránky programu, například nemožnost přiřadit poznámkám upozornění v nastavený čas. Toho lze nepohodlnou oklikou docílit jen v desktopovém klientu, pokud máte současně nainstalovaný Outlook. Pak můžete poznámku v OneNotu označit jako úkol, který se vám následně zobrazí v seznamu úkolů v Outlooku a u toho již alarm nastavit lze.
Na telefonu i tabletu
Aplikace pro ostatní platformy se od té hlavní desktopové pro Windows výrazně odlišují. Neobsahují pokročilé funkce, jako je ruční vkládání textu nebo přidávání zvuků. Rovněž rozhraní je poněkud rozdílné a na rozdíl od desktopu se budete k poznámkám proklikávat tradiční stromovou strukturou. Hlavní je ale to, že vše je synchronizováno, a co máte v počítači, to je hned i v mobilu a naopak.
Aplikace OneNote pro Metro
I když tyto alternativy působí ořezaným dojmem, pro mnohé může být i na desktopu příjemnější aplikace pro Metro. Především pro uživatele, kteří chtějí od poznámkovníku pouze stručné seznamy úkolů v několika kategoriích.
Mobilní alternativa pro iPhone a iPad
Nově je OneNote kompletně dostupný zdarma a tak jen těžko hledá konkurenci. Tou nejbližší je Evernote, podobně komplexní správce poznámek dostupný na různých platformách. Všechny funkce, neomezený prostor a žádné reklamy však dostanete až v placené verzi Premium za 5 eur měsíčně nebo 40 eur ročně. A to je oproti nule dost.
