Není SharePoint jako SharePoint

V poslední době se často mluví o cloudovém řešení Office365. Nejen díky této popularitě se také stále častěji začíná objevovat téma SharePoint. V některých plánech Office365 je k dispozici možnost využívat právě SharePoint a logicky se proto nabízí otázka: Co mi ten SharePoint vlastně přinese?

Na úvod je potřeba zmínit, že „SharePoint 2010“ a „SharePoint Online“ (prodávaný jako součást Office365) jsou dva samostatné produkty. Zatímco SharePoint 2010 ve všech edicích (Foundation, Standard a Enterprise) jsou softwarové produkty určené k instalaci do Vašeho firemního IT prostředí, SharePoint Online je softwarový produkt pronajímán jako služba (SaaS) a je hostován v datacentrech společnosti Microsoft.

Podle modelu, který je zvolen při nákupu softwaru, se mírně odlišují dostupné funkčnosti. Zjednodušeně lze říci, že SharePoint Online umí totéž co SharePoint 2010, ale s několika výjimkami/omezeními. Ale aby vše nebylo tak jednoduché, ještě i mezi edicemi SharePoint 2010 jsou rozdíly (Foundation, Standard a Enterprise).

Kompletní seznam rozdílů mezi SharePoint Online a SharePoint 2010 najdete v dokumentaci ke službě SharePoint, seznam rozdílů mezi jednotlivými edicemi SharePoint 2010 jsou přímo na webu.

Platforma SharePoint

Jednou větou nelze shrnout možnosti platformy SharePoint. Prakticky to nelze shrnout ani jedním článkem. SharePoint je platforma poskytující obrovské množství funkcí nejen pro uchovávání dokumentů (jak je často mylně zmiňováno) bez ohledu na to, v jakém modelu software používáte. SharePoint je nejen systém pro správu a ukládání dokumentů, vytváření různých extranetových, intranetových i internetových prezentací, SharePoint je mnohem více.

Funkce, jako jsou dokumentové knihovny, týmové kalendáře, firemní portály, verzování dokumentů v knihovnách, rezervace dokumentů (check-in/out), schvalování, Office Web Apps a mnoho dalšího jsou známé velké části uživatelům. Již méně známé jsou možnosti, kdy relativně snadnými úpravami SharePoint umožňuje vytvářet vlastní evidenční seznamy, dokumentovou knihovnou lze např. nahradit veřejné složky z Exchange serveru včetně příchozího směrování emailů, můžete týmům poskytnout vlastní webové úložiště pro uchovávání informací týkající se nějakého projektu, můžete evidovat rezervování firemních zdrojů (zasedací místnost, firemní vůz, projektor) atp. S trochou nadsázky lze říci, že každý proces, který lze popsat na papír, lze převést do automatizovaného procesu pomocí pracovního postupu.

Pracovní postupy aka Workflow

Díky možnostem tzv. „Pracovních postupů“ (Workflow) a důmyslného propojení funkcionalit SharePointu, máte k dispozici až překvapivě silný nástroj pro automatizování celé řady interních procesů, které se normálně provádějí manuálně. Tvorbu pracovních postupů pro SharePoint si lze představit jako sadu stavebních bloků, které lze propojovat dohromady. SharePoint tím umožňuje vytvořit vlastní funkcionalitu, přesně na míru procesů společnosti. Pro vytváření pracovních postupů bez nutnosti programování potřebujete aplikaci SharePoint Designer 2010, programátoři mohou ke tvorbě pracovních postupů využít také Visual Studio 2010. Díky možnostem SharePointu 2010 lze v pracovních postupech např. čerpat informace o uživatelích z Active Directory nebo z externích systémů jako je SAP, což lze využít např. při směrování schvalovacího procesu atp.

Příklad z praxe

Jako jedna z možností využití workflow může být například proces pro schvalování dovolených (případně čehokoliv jiného). Tento proces se samozřejmě v organizacích může lišit, následující příklad slouží jako ilustrace praktických možností SharePointu.

Jako první krok je potřeba navrhnout seznam, resp. použité sloupce. Pro lepší správu je vhodné sloupce sdružit do jednoho typu obsahu (Content Type). V tomto případě jsou použity sloupce jako „Dovolená od“, „Dovolená do“, „Schvaluje“, „Poznámka“ atp. Tyto sloupce lze samozřejmě kdykoliv rozšiřovat podle potřeby.

Obrázek 1: Ukázka seznamu žádostí dovolených

Obrázek 2: Definice typu obsahu (Content Type)

Tím máme sice vytvořenu evidenci dovolených v seznamu na SharePointu, ale není žádným způsobem zajištěno schvalování žádosti o dovolenou nadřízeným. Tuto logiku lze docílit vytvořením workflow, které se bude spouštět při každém vytvoření nové žádosti.

Před vytvořením vlastního workflow je vhodné připravit si proces schvalování žádostí o dovolenou např. v aplikaci Microsoft Visio 2010. Příprava v aplikaci Visio není nutná, výhodou však je, že tento proces lze z aplikace Visio přímo importovat do aplikace SharePoint Designer.

V praxi to znamená jednoduchý diagram rozhodovacího procesu, viz příklad.

Obrázek 3: Visio diagram návrhu workflow

Bývá vhodné ihned po spuštění workflow odebrat práva běžným uživatelům, aby nedošlo ke změně žádosti poté, co již byl spuštěn schvalovací proces. V tomto modelovém workflow je naznačeno, že lze například zohlednit stav, kdy o dovolenou žádá sám nadřízený a není potřeba schvalovacího úkolu.

Takto připravené workflow lze z aplikace Visio exportovat do formátu VWI (Visio Workflow Interchange). Tento VWI soubor se následně v aplikaci SharePoint Designer naimportuje na SharePoint server. Při importu VWI souboru z aplikace SharePoint Designer je potřeba určit, zda bude importované workflow připojeno k seznamu nebo k typu obsahu (Content Type). Připojení workflow na typ obsahu umožňuje použití všude tam, kde je použit daný typ obsahu, oproti tomu připojení na seznam umožňuje použití workflow pouze nad daným seznamem. Pro začátek je výhodné workflow s připojením na seznam, napojení na typ obsahu předpokládá další konfigurační kroky, které by počáteční testování mohli komplikovat.

Po výběru způsobu importu workflow se v aplikaci SharePoint Designer již zobrazí předpřipravená kostra ve formě, jak ji prezentuje SharePoint Designer.

Obrázek 4: Ukázka workflow v aplikaci SharePoint Designer 2010 po importu z aplikace Visio 2010

Z obrázku je patrné, že takto připravený design workflow v aplikaci Visio je víceméně pouze kostrou, po importování VWI souboru v SharePoint Designeru je potřeba workflow kostru naplnit reálnými názvy sloupců, pro rozhodovací bloky je potřeba naplnit proměnné z hodnot sloupců a obecně je potřeba workflow „učesat“.

Protože workflow běží vždy nad konkrétní položkou, workflow má možnost pracovat s hodnotami dané položky. To znamená, že ve workflow lze napříkladdynamicky zjistit, kdo položku na SharePoint vložil (sloupec „Vytvořil“), nebo obecně lze načíst jakékoliv jiné hodnoty z položky a pracovat s nimi.

Tímto způsobem lze například načíst uživatele, který položku na SharePoint vložil, ve workflow automaticky zjistit jeho nadřízeného a na něj směrovat schválení žádosti o dovolenou. V případě, že se žadatel i nadřízený shodují nebo nadřízený není vyplněn (modří pravděpodobně již tuší, že je nutné ošetřit výjimky různých možných stavů), schválení lze provést automaticky atd.

SharePoint Designer a správa

Správa SharePoint serveru se provádí přes webovou konzolu a pomocí PowerShellu. Některé činnosti můžete také provádět pomocí klientské aplikace SharePoint Designer 2010, která je ke stažení zdarma již od verze 2007. S aplikací SharePoint Designer 2010 se lze připojit jak k interním serverům SharePoint 2010, tak i k serverům SharePoint Online (pozn.: SharePoint 2010 lze spravovat pouze SharePoint Designerem 2010). SharePoint Designer 2010 ke správě není nutností, ale zjednodušuje některé činnosti, které lze provádět přes webové rozhraní nebo PowerShellem.

Z pohledu správce

Správce každého IT prostředí zajímá, jak náročná bude údržba serveru (zálohování, aktualizace, zabezpečení, dostupnost, atp.). Pro správce IT prostředí je tedy důležité, zda má servery pod kontrolou v rámci lokálního IT, nebo zda jde o hostovanou službu - jinými slovy zda bude zvolena varianta ON-PREMISE nebo varianta ONLINE.

Každá ze zmíněných variant má své klady i zápory, nicméně nezanedbatelným a nesporným argumentem bývají často počáteční náklady. V případě hostované verze SharePoint Online jsou tyto počáteční náklady prakticky nulové, u ON-PREMISE řešení jsou naopak dramatické (nákup HW, nákup licencí, implementace, atp.)

Z pohledu uživatele

Z pohledu uživatele je důležité, jaké funkce budou k dispozici. Protože dostupné funkce jsou přímo závislé na tom, jaká edice produktu je použita, je důležité edici zvolit správně. V případě růstu firmy lze samozřejmě úroveň edice změnit a kdykoliv přejít na verzi vyšší.

Pro menší firmu může být varianta SharePoint 2010 Foundation výbornou volbou pro začátek, nejen proto, že tato verze je zdarma (podobně jako předchůdce Windows SharePoint Services), ale také proto, že ji lze nainstalovat pro testování i na běžný kancelářský počítač.

Jak začít

Nejjednodušším způsobem jak se SharePointem začít je založit si zkušební verzi Office 365 Online, která je plně funkční verzí po dobu 30 dnů. Nemusíte nic instalovat, testovat můžete v podstatě během 10 minut. V případě pracovních postupů budete ale muset instalovat alespoň SharePoint Designer (nebo Visual Studio 2010).

Druhou možností jak začít, je instalace edice SharePoint 2010 Foundation do Vašeho IT prostředí, tato edice je zdarma. SharePoint 2010 Foundationlze instalovat také na Windows 7, pro testování tedy není třeba kupovat drahý serverový hardware. V případě takové instalace je dobré mít na paměti, že při běžné instalaci je použita databáze SQL Express 2008, která má limit velikosti 4GB. Velikost lze navýšit na 10GB s použitím verze SQL Express 2008R2 a s funkcí Remote Blob Storage, lze tento limit „obejít“, ale tyto kroky vyžadují určitou konfiguraci ze strany správce.

Tipy pro použití

Protože je SharePoint koncipován jako platforma, umožňuje celou řadu možností. S použitím pracovních postupů a několika seznamů lze dosáhnout vysoké míry automatizace procesů. Některé příklady použití:

• Evidence majetku, jednotné formuláře pro vkládání
• Vynucení popisných dat při ukládání dokumentů (metadat) – výborné pro vyhledávání
• Použití šablon dokumentů – nové dokumenty budou dle firemní šablony
• Schvalování dovolených – s využitím schvalování úkolu z Outlooku
• Evidence knihy jízd – s možností automatického počítání nákladu dle vložené ceny PHM
• Helpdesk – evidence, směrování, hlídání stavů, atp.
• Schvalování a evidence smluv, faktur, jakýchkoliv dokumentů nebo položek, na základě určených parametrů (cena faktury, atp.)
• Žádanky o dovolenou – např. s využitím informací o nadřízeném
• Připomínkování dokumentů – zasílání úkolů na vybranou skupinu připomínkovatelů, komentování, integrace s Office
• Sdílené týmové kalendáře - připojení kalendáře do Outlooku
• Vyhledávání (SharePoint obsahuje silný vyhledávací nástroj, možnosti se liší dle edice)

Přínos pro firmu

SharePoint není „jen“ chytré úložiště dokumentů, ale s využitím dalších možností poskytuje široké možnosti, které „obyčejný“ firemní portál přemění v systém zpracovávající automaticky vložené záznamy.

V tomto článku je kladen důraz na využití pracovních postupů, ale je důležité zmínit, že SharePoint umožňuje celou řadu dalších možností z oblasti spolupráce, vyhledávání, sdílení dat, wiki stránky, dashboardy pro analýzu dat, atp. Protože je SharePoint 2010 snadno škálovatelný produkt, umožňuje skutečný růst s firmou a velice pružně tak reaguje na měnící se nároky.

Autor: Jakub Urban, KPCS

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.