Obvyklý příval informací pro IT pracovníky na všech pracovních postech neobvykle rozbourá následující článek mluvící poněkud jinou mluvou, a sice „účtařinou“.
O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí. Po účtování produktů nakoupených s hardwarem (OEM) z předchozího vydání TechNet Flashe se dnes budeme věnovat multilicenčním programům s trvalými licencemi (Open License a Select)
Software pořízený ve smlouvě Open License (OLP)
Jak zaúčtovat pořízení licence
Pokud nakoupená licence splňuje podmínky pro její zařazení mezi dlouhodobý nehmotný majetek:
- doba použitelnosti delší než jeden rok,
- a pořizovací cena nad hranici určenou účetní jednotkou – ve většině případů 60 000 Kč – při použití shodné hranice s ustanoveními zákonu o dani z příjmů,
účetní jednotka o jejím nákupu účtuje na účet skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, kam jsou dále zaúčtovány i všechny náklady, které s pořízením souvisejí a jsou součástí pořizovací ceny. Těmito souvisejícími náklady jsou zejména instalace, odměny za poradenské služby, expertízy, předprojektové přípravné práce, zkoušky před uvedením majetku do stavu způsobilého k užívání (nikoliv náklady na záběh a osvojení po uvedení do stavu způsobilého k užívání).
V okamžiku, kdy je licence uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, plně funkční a jsou splněny povinnosti stanovené právními předpisy pro její užívání, měla by být zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, na účet skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní jednotka by měla zvážit vhodné analytické členění účtů.
Nejedná-li se o dlouhodobý nehmotný majetek z důvodu nesplnění limitu výše ocenění pro dlouhodobý nehmotný majetek stanovený účetní jednotkou, je pořizovací cena licence zaúčtována přímo do nákladů běžného období na účtu skupiny 51 – Služby. Dále se o tomto majetku neúčtuje na účtech rozvahových, měl by být však zachycen v operativní (podrozvahové) evidenci.
Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.
Ocenění
V případě multilicenčního modelu oceňujeme jednotlivé licence zvlášť, tedy např. multilicence na 10 sad Office považujeme za 10x jednu licenci Office, tj. pokud každá jednotlivá licence nepřesáhne hranici pro zařazení do nehmotného majetku, budeme účtovat přímo na nákladové účty (viz výše).
Účetní odpisy licence
Po zařazení do užívání účetní jednotka postupně odepisuje pořizovací cenu licence do nákladů na základě odpisového plánu. Doba účetního odepisování bude stanovena dle vnitřní směrnice účetní jednotky. Odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru a účtují se na účet třídy 55 – Odpisy, rezervy (má dáti) a 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku (dal).
Daňové odpisy licence
Dle zákona o dani z příjmů (ZDP) se bude odepisovat 36 měsíců (počítáno na měsíce, nikoli tři kalendářní roky).
§ 32a ZDP – týká se majetku nabytého úplatně, vkladem společníka či tichého společníka, darováním nebo zděděním, vstupní cena je vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok.
Upgrade – technické zhodnocení licence
V tomto modelu je možný jedině upgrade desktopového operačního systému, který připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.
Software Assurance (SA)
Postup je stejný jako u OEM softwaru, který byl popsán v minulém díle účetního miniseriálku. Uvedené řešení se však nepoužije, pokud se jedná o SA, která byla pořízena jako součást pořizovaného softwaru (Open License s SA: L/SA). Cena SA není v takovém případě samostatně stanovena, jedná se tedy o software, který SA obsahuje jako vlastnost původní licence. SA se nebude účtovat samostatně, software bude účtován dle výše uvedeného návodu včetně SA. V případě následného prodloužení SA bude již SA účtována na účty třídy 51 – Služby a časově rozlišována, jak je uvedeno výše.
Převod licence na další subjekt
Pokud dojde k rozdělení nebo změně právní subjektivity organizace, je možné licenci převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat souhlas společnosti Microsoft. Převod licence znamená faktické přepsání licenční smlouvy z původního nabyvatele na nového.
Vyřazení licence
Při vyřazení licence je její účetní zůstatková cena k datu vyřazení zaúčtována do nákladů běžného období. Účetní zůstatková cena se odúčtuje z účtu skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek (dal) souvztažně s některým z následujících účtů v závislosti na důvodu vyřazení:
- Prodej, bezúplatný převod (darování), manko nebo škoda: skupina 54x – Jiné provozní náklady.
- Likvidace: skupina 55 – Odpisy, rezervy, komplexní náklady příštích období a opravné položky provozních nákladů.
- Vklad: skupina 36x – Závazky ke společníkům, k účastníkům sdružení a ke členům družstva.
- Vyřazení mimo podnikání: skupina 491 – Účet individuálního podnikatele.
Současně dojde k zúčtování dosud zaúčtovaných oprávek z účtu skupiny 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku souvztažně s příslušným účtem skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek.
Účetní jednotka je pak povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit.
Software pořízený ve smlouvě Microsoft Select Plus
Tato smlouva je určena pro zákazníky, kteří mají cca 250 a více počítačů. Umožňuje buď jednorázový nákup licence, případně licence se Software Assurance – a pak se o ní bude účtovat stejně, jako je tomu u smlouvy Open License (viz výše), ale nabízí také možnost rozložit si platbu licence se Software Assurance na období tří let – a pak se bude z účetního hlediska chovat podobně, jako splátková smlouva Microsoft Open Value, případně její „větší sestřička“ Enterprise Agreement, o nichž bude pojednávat příští díl seriálu.
Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.
Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz . A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište.
Autorka: Darina Vodrážková
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
