Obvyklý příval informací pro IT pracovníky na všech pracovních postech neobvykle rozbourá následující článek mluvící poněkud jinou mluvou a sice „účtařinou“.
O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí:
- Software pořízený s hardwarem (OEM) – trvalé licence vázané na počítač
- Microsoft Open Value Subscription (OVS) – aneb pronájem dočasného práva k užívání
- Microsoft Open Value Agreement (OLV nebo OV) – aneb splátkový nákup trvalého práva k užívání
- Microsoft Open License (OLP) – trvalé licence pořízené jednorázovou platbou
- Microsoft Online Services (Office365, Windows Intune, CRM Online) – software jako služba
- Software pořízený v krabicovém balení – model doporučený domácnostem a živnostníkům
Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.
Doklady a dokumenty
Ať již vlastníte jakoukoli licenci, doklad o jejím nabytí musí obsahovat následující náležitosti:
- identifikaci odběratele/dodavatele
- přesnou specifikaci typu produktu (verze, edice, jazyk,…)
- přesnou specifikaci typu smlouvy
- počet licencí a cenu
- datum
U multilicenčních nákupů jsou nedílnou součástí smlouvy také informace o licenčních podmínkách a způsobu použití produktů, které jsou zachyceny v dokumentech Užívací práva k produktům (Product Use Rights) a Product List. Pro používání softwaru v určité verzi platí vždy ty licenční podmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník produkt pořídil. Toto ustanovení platí i v případě „downgrade“. Kopii dokladu o nabytí softwaru a licenční smlouvy doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.
Originály nabývacích dokladů je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (viz zákon o účetnictví, část věnovaná skartaci dokumentů). Likvidační protokoly po vyřazení je nutné evidovat po dobu uchování účetní dokumentace dle příslušných předpisů (zvláště zákon o účetnictví a dani z příjmů).
Je také nutné archivovat všechny doklady o nabytí až k prvnímu „zdrojovému“ produktu (tzv. podkladová licence).
Zvláštnosti účtování u jednotlivých druhů licencí
Některá ustanovení jsou platná obecně a některá jsou specifická podle způsobu pořízení licence. V tomto článku se snažíme příliš neopakovat, takže vás často odkazem pošleme do jiných odstavců či předchozích dílů. Pokud chcete získat dokumenty pojednávající vždy jednotlivý způsob nákupu uceleně a samostatně, najdete je ke stažení na www.legalnisoftware.cz
Software pořízený s hardwarem (OEM)
Pořídíme-li software s hardwarem, jedná se o takzvaný OEM (Original Equipment Manufacturer) software. Ten je plně svázán s hardwarem, se kterým je kupován. Z tohoto důvodu zcela sdílí jeho osud, s jeho zničením či vyřazením užívací právo na software zaniká. Rovněž v účetnictví bude OEM software zachycen jako součást pořizovací ceny hardwaru a spolu s ním se účtuje:
- na účtech hmotného investičního majetku (skupina 02) v případě, že majetek včetně OEM softwaru přesáhne částku stanovenou ve vnitřní směrnici,
- případně na účtu spotřeby materiálu, pokud tuto hranici nepřesáhne (skupina 50).
Licence je uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, v okamžiku uvedení příslušného hardwaru do užívání a bude zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky na účet skupiny 02 – Dlouhodobý hmotný majetek. Účetní jednotka by měla pro přehlednost zvážit vhodné analytické členění účtů. Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.
Ocenění
V případě modelu OEM není licence oceněna samostatně, ale cena je součástí ceny hardwaru. Upozorňujeme na to, že součástí pořizovací ceny takového hardwaru bude i instalace OEM softwaru, úvodní analýza apod.
Účetní odpisy licence
Vzhledem k tomu, že licence není samostatně evidována, není ani samostatně odepisována. Odpis probíhá na úrovni hardwaru dle příslušných předpisů.
Daňové odpisy licence
Samostatně neexistují, vše se odvíjí od hardwaru a tedy předpisů pro hmotný investiční majetek.
Upgrade – technické zhodnocení licence
V reálu se můžete setkat jedině s upgradem desktopového operačního systému. Ten připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51 – Služby. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.
Software Assurance (SA)
SA je poplatek, který zajistí příjemci přístup k různorodé nabídce doplňkových služeb k efektivnějšímu užívání softwaru Microsoft. Nejznámější z nich je právo přejít na novější verzi produktu, avšak pouze v případě, že tato nová verze bude v průběhu platnosti SA vydána. Zároveň SA obsahuje další služby stanovené dle rozsahu licencí, ke kterým je SA pořizována. Z tohoto důvodu se nejedná o upgrade softwaru, ale o službu, která bude účtována na příslušné účty skupiny 51 – Služby.
K operačním systémům pořízeným jako OEM je možné dokoupit Software Assurance nejdéle do 90 dnů od pořízení hardwaru s OEM licencí. Tímto krokem získá uživatel pro daný software práva plynoucí z multilicenčních podmínek uvedených v dokumentu Užívací práva k produktům (Product Use Rights).
V případě, že pořízení SA zajistí další existenci původního OEM softwaru bez původního hardwaru (což je možné jen u serverového OS), je třeba uschovat veškerou dokumentaci související s OEM softwarem. Dále nebude o licenci účtováno na rozvahových účtech. Doporučujeme ale její evidenci podrozvahově v operativní evidenci.
Převod licence na další subjekt
Produkty OEM svázané s hardwarem, s nímž byly nabyty, lze spolu s ním prodat, darovat, převést na jiného uživatele.
Vyřazení licence
Licence je vyřazována spolu s hardwarem, a to převážně likvidací nebo prodejem předmětného hardwaru. Účtováno není samostatně, ale spolu s hmotným investičním majetkem.
Pokud dochází k vyřazení licence, která se stala trvalou a nezávislou na hardwaru, vyřadí se z podrozvahové operativní evidence. Účetní jednotka je pak povinna licenci zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána.
Doporučujeme archivovat záznam o používání a protokol o vyřazení licence v evidenci softwaru v oddělení IT.
V příštím díle se budeme dále věnovat převážně multilicenčním cestám k softwaru Microsoft.
Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz. A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište. A dejte nám vědět, jestli se na vás paní účetní aspoň usmála...
Autorka: Darina Vodrážková
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
